Administratief medewerker

Inleiding

De teams van de operationele directie (DOP) begeleiden de leden van de coöperatie bij het gebruik van de tools en diensten van Smart. Ze helpen hen ook bij het veilige beheer en de economische ontwikkeling van hun activiteiten. 

Om haar administratief team te versterken, is de operationele directie op zoek naar een administratief medewerker 

Binnen het administratief team voeren drie kleinere teams taken uit rond een bepaald thema. Bepaalde andere taken worden door het hele team uitgevoerd. Deze functie valt onder het thema Levensgebeurtenissen en omvat ook taken in verband met het gemeenschappelijke thema Loonbeheer. 

Functiebeschrijving

Je valt onder de verantwoordelijkheid van de operationeel directeur en krijgt een opleiding over de manier van werken, de interne procedures en de tools van de coöperatie.   

Je zal instaan voor de uitvoering van verschillende administratieve taken met respect voor de opgestelde procedures. Daarbij word je ondersteund door twee teamverantwoordelijken en een netwerk van deskundigen.  

Taken – Thema Levensgebeurtenissen 

• Begeleiden van de leden bij hun administratieve stappen en hun toegang tot de sociale rechten bevorderen;  

• Uitleggen wat de stappen zijn in verband met uitkeringen en de sociale zekerheid;  

• Aangiften doen bij de sociale zekerheid en ziekenfondsen;  

• Aanvragen voor loongarantie verwerken en de rechten van de leden vrijwaren;  

• Beheren van incassodossiers bij debiteurs en zorgen voor een strikte opvolging van de betalingen;   

• Eerste aanspreekpunt zijn voor externe instanties (RSZ, vakbonden …);  

• Nakijken, valideren en ingeven van administratieve gegevens;   

• Samenwerken met andere directies over gezamenlijke onderwerpen;  

• Identificeren en melden van punten die beter kunnen. 

Taken – Thema Loonbeheer 

• Begeleiden van de leden bij de toegang tot de tools en diensten volgens de interne regels;  

• Verwerken en aanpassen van persoonsgegevens en contractuele documenten;  

• Documenten in verband met arbeidsovereenkomsten doorsturen en goedkeuren;  

• Beheren van wettelijke attesten en aangiften in verband met arbeidsovereenkomsten;  

• Nakijken, goedkeuren en ingeven van administratieve gegevens om de onderneming veilig te stellen;  

• Efficiënt beheren van de post. 

• Je hebt minstens 3 jaar ervaring in een gelijkaardige functie; 

• Je beheerst perfect Nederlands en Frans (minstens niveau C1); 

• Kennis van Engels of Spaans is een troef; 

• Je werkt vlot met Office-tools (Word, Excel, Outlook) die nodig zijn om documenten/dossiers op te stellen en op te volgen; 

• Ervaring in personeelsadministratie of een gelijkaardige dienst is een grote troef; 

• Je persoonlijke kwaliteiten: zin voor nauwkeurigheid, goede luistervaardigheden, openstaan voor verandering, je kunt omgaan met moeilijke situaties en personen, je kunt in een team werken

Een eerste gesprek met HR en een tweede met de directeur.