Office manager & administratieve ondersteuning

We zoeken een zeer gemotiveerde kantoormanager en administratieve ondersteuning om het ouderschapsverlof van onze collega te dekken. De administratief en kantoormanager speelt een cruciale rol bij het ondersteunen van de operationele, administratieve en boekhoudkundige behoeften van ons team. Deze rol is verantwoordelijk voor het ondersteunen van boekhouding en betalingen, administratie, het beheren van aankopen, rapportage van subsidies en het helpen automatiseren van administratieve processen. De ideale kandidaat is analytisch, detailgericht, technisch onderlegd en beschikt over sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden.

👉 Verantwoordelijkheden:

Administratieve en analytische ondersteuning:

• Voer gegevens in en verifieer in Odoo om te helpen bij boekhoudkundige en betalingsprocessen in samenwerking met externe accountants.

• Zorg voor afstemming met project- en subsidiebudgetten.

• Bereid urenstaten op en beheer ze bij, houd kosten bij en documenteer voor financiële rapportage.

• Help bij het bijhouden van belangrijke prestatie-indicatoren en het bieden van inzichten om processen te stroomlijnen.

Kantoorbeheer:

• Coördineer kantoorbehoeften, waaronder het bestellen van benodigdheden, het beheren van de voorraad en het onderhandelen met leveranciers om kosteneffectieve inkoop te waarborgen.

• Ondersteun organisatorische evenementen, teamvorming en potentiële evenementen met klanten, om een positieve werkomgeving en bedrijfscultuur te bevorderen.

• Fungeer als aanspreekpunt voor administratieve verzoeken van het team, en helpt met bestellingen en kantoorbenodigdheden.

👌 U bent de ideale kandidaat als u:

Bachelordiploma in Bedrijfskunde, Management, Accountancy of een gerelateerd vakgebied

Technische vaardigheden en professionele ervaring:

• 3-5 jaar in een administratieve, accountancy- of kantoormanagementfunctie, bij voorkeur met ervaring in subsidie- of financiële rapportage.

• Organisatorische vaardigheden: vermogen om te multitasken, prioriteiten te stellen en tijd effectief te beheren over diverse verantwoordelijkheden.

• Ervaring met Odoo.

• Probleemoplossing: In staat om behoeften te identificeren en efficiënte oplossingen te creëren voor zowel operationele als teamondersteuning.

• Kennis van boekhouding

• Detailgericht met hoge nauwkeurigheidsnormen in rapportage en databeheer.

• Communicatieve vaardigheden. Goed in het op de hoogte houden van collega's over activiteiten, vooruitgang en uitdagingen. Duidelijk punten voor discussie en probleemoplossing verwoorden.

Geest: Comfort met de startupcultuur en het vermogen om te gedijen in een dynamische, vaak ambigu omgeving. Onze processen worden nog steeds opgebouwd — en dat is juist een deel van het plezier. Als je het leuk vindt om de mouwen op te stropen, dingen uit te zoeken terwijl je bezig bent, eigenaarschap te nemen voor het uitvinden, versterken en opschalen van oplossingen op jouw niveau, zul je je hier helemaal thuis voelen. Deze rol vereist het vermogen om zelfstandig te werken en vooruit te gaan, zelfs als niet alle onderdelen op hun plek liggen. We zoeken iemand die zich kan richten op wat het belangrijkst is, met een samenwerkende en positieve instelling.

Passie voor de missie: Je motivatie komt voort uit een dringende behoefte om onze planeet te herstellen. Uw rol is om u te verbinden aan het ontwikkelen en implementeren van de beste oplossingen voor een duurzame toekomst. 🌱

Communicatie en samenwerking:

• In staat om nauwkeurig en effectief te communiceren, zowel mondeling als schriftelijk in het Engels en Frans .

• Een uitstekende teamspeler, in staat om samen te werken met collega's en partners met diverse vaardigheden en ervaring (waaronder biologie, scheikunde, informatica, techniek, technologie, administratie en managementprofielen).

1. Een screening met onze HR-manager

2. Interview met onze CEO & COO

3. Laten we beginnen ! 🚀