Gestionnaire administratif·ve

Introduction

Les équipes de la Direction Opérationnelle (DOP) ont pour mission d’accompagner les membres dans l’utilisation des outils et services Smart ainsi que dans la gestion sécurisée et le développement économique et entrepreneurial de leurs activités.  

Cette direction souhaite renforcer son équipe administrative et recherche un·e Gestionnaire administratif·ve.  

L’équipe Team Admin a une organisation en 3 équipes thématiques avec des missions traitées par toute l’équipe et d’autres par une partie. Le poste relève de Gestion des événements de vie et inclut des missions sur la thématique commune Salariat.

Description du poste

Sous la responsabilité du Directeur opérationnel, vous intégrez Smart et bénéficiez dès votre arrivée d’une formation au métier, process internes et outils de la coopérative.  

Appuyé.e par deux animatrices d’équipe ressources et un réseau d’experts, vous avez en charge la réalisation de différentes missions sur le plan administratif dans le respect des procédures établies.  

Missions – Thématique  Gestion des événements de vie 

• Accompagner les membres dans leurs démarches administratives et faciliter leur accès aux droits sociaux;  

• Expliquer les démarches liées aux indemnités et à la protection sociale;  

• Effectuer les déclarations auprès de la sécurité sociale et des mutuelles;  

• Traiter les demandes de salaire garanti et sécuriser les droits des membres;  

• Gérer les dossiers de recouvrement et assurer un suivi rigoureux;   

• Servir d’interlocuteur.trice privilégié.e pour les organismes externes (ONSS, syndicats…);  

• Vérifier, valider et encoder les données administratives pour garantir la conformité;  

• Collaborer avec les autres directions sur les sujets transversaux;  

• Identifier et signaler les pratiques à risque ou à améliorer. 

Missions – Thématique Gestion du salariat 

• Accueillir et guider les membres dans l’accès aux outils et services selon les règles internes;  

• Traiter et mettre à jour les données personnelles et documents contractuels;  

• Assurer la transmission et validation des documents liés aux contrats de travail;  

• Gérer les attestations et déclarations légales liées aux contrats de travail;  

• Vérifier, valider et encoder les données administratives pour sécuriser l’entreprise;  

• Traiter le courrier de manière efficace. 

• Vous disposez de minimum 3 ans d’expérience dans une fonction similaire ; 

• Parfaite maîtrise du français et du néerlandais (C1 minimum) ; 

• La connaissance de l’anglais ou de l’espagnol est un atout; 

• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) nécessaire pour la rédaction et le suivi de documents/dossiers ; 

• Une expérience en administration du personnel ou dans un service similaire est un sérieux atout; 

• Vos qualités personnelles : rigueur, sens aigu de l’écoute et du contact, ouverture au changement, capacités d’adaptation aux différentes situations et personnes, excellente capacité de travail au sein d’une équipe. 

Un premier entretien avec RH et un second avec le Directeur.