Office manager et support administratif

Nous recherchons un responsable de bureau et un soutien administratif très motivés pour couvrir le congé parental de notre collègue. Le responsable administratif et de bureau joue un rôle crucial dans le soutien des besoins opérationnels, administratifs et comptables de notre équipe. Ce poste sera responsable du soutien à la comptabilité et aux paiements, à l’administration, à la gestion des achats, à la gestion des rapports de subventions et à l’automatisation des processus administratifs. Le candidat idéal est analytique, minutieux, à l’aise avec la technologie, et possède de solides compétences en organisation et en communication.

👉 Responsabilités :

Soutien administratif et analytique :

• Saisissez et vérifiez les données dans Odoo pour aider à la comptabilité et aux processus de paiement en collaboration avec des prestataires comptables externes.

• Assurez-vous d’être alignés avec les budgets des projets et des subventions.

• Préparez et gérez les feuilles de temps, suivez les dépenses et documentez pour la déclaration financière.

• Aider à suivre les indicateurs clés de performance et fournir des informations pour rationaliser les processus.

Gestion de bureau :

• Coordonnez les besoins du bureau, y compris la commande de fournitures, la gestion des stocks et la négociation avec les fournisseurs afin d’assurer des achats rentables.

• Soutenez les événements organisationnels, le team building et les événements potentiels avec les clients, afin de favoriser un environnement de travail positif et une culture d’entreprise.

• Agir comme point de contact pour les demandes administratives de l’équipe, en aidant à la gestion des commandes et des fournitures de bureau.

👌 Vous êtes le candidat idéal si vous avez :

Licence en administration des affaires, gestion, comptabilité ou dans un domaine connexe

Compétences techniques et expérience professionnelle :

• 3 à 5 ans dans un rôle administratif, comptable ou de gestion de bureau, idéalement avec une expérience en gestion de subventions ou de rapports financiers.

• Compétences organisationnelles : capacité à faire plusieurs choses à la fois, à prioriser et à gérer efficacement le temps dans diverses responsabilités.

• Expérience avec Odoo.

• Résolution de problèmes : Capable d’identifier les besoins et de créer des solutions efficaces tant pour le soutien opérationnel que pour le soutien d’équipe.

• Connaissances en comptabilité

• Orienté vers les détails avec des standards élevés de précision dans les rapports et la gestion des données.

• Compétences en communication. Bon pour tenir les collègues informés des activités, des progrès et des défis. Énoncer clairement les points de discussion et de résolution de problèmes.

Esprit : Confort avec la culture de la startup et capacité à prospérer dans un environnement dynamique, souvent ambigu. Nos processus sont encore en cours de construction — et cela fait partie du plaisir. Si vous aimez retrousser vos manches, découvrir au fur et à mesure, assumer la responsabilité d’inventer, de solidifier et de développer des solutions à votre niveau, vous vous sentirez comme chez vous ici. Ce rôle exige la capacité de travailler de manière autonome et d’avancer même lorsque toutes les pièces ne sont pas en place. Nous recherchons quelqu’un qui peut se concentrer sur ce qui compte le plus, avec un état d’esprit collaboratif et positif.

Passion pour la mission : Votre motivation vient d’un besoin urgent de restaurer notre planète. Votre rôle est de vous engager à développer et mettre en œuvre les meilleures solutions pour un avenir durable. 🌱

Communication et collaboration :

• Capable de communiquer avec précision et efficacité, en anglais et en français , à la fois oralement et par écrit.

• Excellent joueur d’équipe, capable de collaborer avec des collègues et partenaires aux compétences et expériences diverses (y compris en biologie, chimie, informatique, ingénierie, technologie, administration et profils de management).

1. Un entretien avec notre responsable RH

2. Entretien avec notre PDG & COO

3. Commençons ! 🚀