Functieomschrijving

De administratif.ve assistent helpt de operationele efficiëntie van de ondersteunende afdeling te handhaven door administratief beheer te bieden en boekhouding, HR-beheer en officemanagementprocessen te ondersteunen.

De taken zijn onderverdeeld in verschillende categorieën :

Boekhouding en financiën

Dagelijks beheer van de boekhouding, inclusief banktransacties, betalingen, facturering van aan- en verkopen.
Hulp bij maandelijkse afsluiting, inclusief btw-aangifte, afsluitboekingen, vaste activa, voorraadwaardering en salarisadministratie (gedeeld met HR).
Opstellen van diverse rapportages met betrekking tot de boekhouding.
Opstellen van kostenboekhouding en beheer van onkostendeclaraties en creditcardafschriften.

Personeel

Opvolging van de sociale wetgeving, aanpassing van sociale documenten en mededeling van wijzigingen.
Beheer van afwezigheden van werknemers en toewijzing van gegevens voor loonberekening.
Het versturen van loondocumenten (inclusief verkopen), het corrigeren van verkoopcommissies, het valideren van de prestaties van uitzendkrachten en het doorgeven van salarisgegevens.
Beheer van dossiers bij het Sociaal Secretariaat, de Kredietverzekering, de Externe Dienst voor Bescherming en Preventie op het Werk en de telefoonabonnementen.

Kantoor & Administratie

Beheer de verbruiksartikelen van de printer om een continue toevoer te garanderen.
Intrastat-, FOST+- en Valipac-aangifte.
Dagelijks beheer van het transport, het creëren van vlootgegevens en het organiseren van de verplaatsingen van de werknemers.
Beheer van leveranciers voor verschillende behoeften, waaronder commissarissen, onderhoud van tuinen en waterfonteinen.

Administratief beheer

Organisatie van bedrijfsevenementen, ontvangst van externe bezoekers en opvolging van welzijnsacties.
Beheer van werkkleding en bewaking van de alarmcentrale.
Opvolging van subsidies en het online plaatsen van stage-/jobaanbiedingen op verschillende platformen.
Administratieve opvolging van huurders (huurindexering, meteropname,...)

Gewenst profiel

Je hebt een diploma in administratief management, secretariaatswerk, boekhoudkundig medewerker of gelijkaardige beroepservaring
Je beheerst één van de twee landstalen en hebt een zeer goede kennis van de tweede taal. Engels is een pluspunt
Je hebt een goede kennis van de MS Office suite
Je beschikt over uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden
Je hebt goede vaardigheden op het gebied van prioriteitenbeheer
Je weet autonoom en rigoureus te werken en initiatief te nemen wanneer dat nodig is
Je hebt het vermogen om effectief samen te werken met teamleden en andere afdelingen
Je toont aan dat je in staat bent om de vertrouwelijkheid van gevoelige informatie te handhaven

Waarom solliciteren?

Als administrative Assistant krijg je de kans om een cruciale rol te spelen in de dagelijkse gang van zaken in ons bedrijf en het welzijn van onze medewerkers te ondersteunen.
Je maakt deel uit van een dynamisch team waar jouw bijdrage wordt gewaardeerd.
Als je op zoek bent naar een stimulerende werkomgeving waar je echt impact kunt maken, dan verwelkomen we je graag in ons team !

Interviewproces

Je hebt een eerste gesprek met de finance manager en de human resources manager. Dit gesprek is bedoeld om uw ervaring en uw vaardigheden te beoordelen en onze respectieve behoeften en verwachtingen te bespreken.
Succesvolle kandidaten worden na het eerste gesprek uitgenodigd voor een ontmoeting met de General Manager. Dit tweede gesprek zal het wederzijds begrip verdiepen en beoordelen of je in staat bent om een zinvolle bijdrage te leveren aan ons team ;-)