Administratief manager, vastgoed

Binnen Smart biedt de Information Systems Department (ISD) applicaties en tools die leden ondersteunen bij het administratieve beheer van hun professionele activiteiten onder werknemersstatus door hen een originele oplossing en gedeelde diensten aan te bieden die zijn aangepast aan hun behoeften. Om dit te bereiken moet de IT-afdeling inspelen op de voortdurend veranderende behoeften van haar leden en zich aanpassen aan de regels en wetten die het werk regelen. 

Binnen de IT-afdeling is de afdeling Infrastructuur verantwoordelijk  voor het waarborgen van de juiste werking van de technische infrastructuur (servers, computers, randapparatuur, verbindingen, enz.), het ontwikkelen van de benodigde tools voor procesverbetering en bedrijfsgroei, en het ondersteunen  van werknemers bij het dagelijks gebruik van technologische hulpmiddelen (computers, printers, enz.). telefoons, alarmen, enzovoort).  Daarnaast beheert hij ook de werkruimtes die de ontwikkeling van alle activiteiten binnen Smart mogelijk maken, met name door het beschikbaar stellen van productielocaties voor de leden en de ontwikkeling van plaatsen die netwerken bevorderen en zorgt voor optimalisatie van middelen (materialen, vastgoed en meubels) die worden toegewezen aan de ontwikkeling van activiteiten.

Om de ontwikkeling van de infrastructuurafdeling te ondersteunen, zoekt de IT-afdeling een administratief manager. VE Onroerend Goed 

Functiebeschrijving

Onder de verantwoordelijkheid van de plaatsvervangend directeur zijn uw missies als volgt :

• Het waarborgen van het administratieve, contractuele en vastgoedbeheer van de ruimtes en locaties die eigendom zijn van of gehuurd door Smart, evenals die (derde plaatsen) die door de coöperatie worden aangeboden

  • Beheer van huurcontracten en wijzigingen

  • Monitoring van contracten en indexaties

  • Slimme kantoorverhuistracking  

  • Enkel aanspreekpunt voor huurders en gebruikers van Smart-owned panden

  • Rapportage : monitoring van budgetten, vaststelling van voorzieningen, indexering, uitkeringen en regularisaties

• Waarborgen van de kwaliteit van de diensten die verband houden met de levering van het pand

• Zorg voor de inventarisatie en referentie van leveranciers met betrekking tot vastgoed in nauwe samenwerking met de boekhoudafdeling

• Zorgen voor de opvolging van leveranciers-, onderhouds-, exploitatie - en werkcontracten (Faciliteiten/DSI)  

• Zorg ervoor dat het gewenste werk wordt uitgevoerd: onderhoud, renovatie, upgrading van het pand, enzovoort.  met de werkcoördinator  (Gebouw/ISD)

• Je hebt 3 tot 5 jaar ervaring in een gelijkaardige functie als administratief beheerder van vastgoeddossiers bij een huisvestingsmaatschappij of syndicus van mede-eigendom, of als ondersteuningsmedewerker bij een administratieve directie van een onderneming met verschillende sites

• Je hebt een uitstekende kennis van het Frans (niveau C2).

• Je hebt een grondige kennis van het vastgoedrecht, de juridische en praktische aspecten van huurbeheer en geschillen over vastgoedaangelegenheden

• Je kan vlot overweg met informaticatools zoals Word, Excel en PowerPoint en toepassingen van Microsoft Office 365;

• Je professionele kwaliteiten: nauwgezetheid, organisatie, aanpassingsvermogen, assertiviteit, autonomie, en capaciteit om te communiceren met verschillende gesprekspartners (verantwoordelijken, huurders, partners, dienstverleners …)

Psychotechnische tests gevolgd door een HR-interview met de manager van de Infrastructuurafdeling.

Diversiteit, inclusie en gelijke kansen zijn belangrijk voor ons. Kandidaten worden daarom geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, zonder onderscheid van leeftijd, religie, afkomst, handicap, geslacht of gender.

Heeft u een beperking, een verstandelijke beperking of ziekte, zou u graag willen profiteren van redelijke aanpassingen als onderdeel van de selectieprocedure? Vermeld het in je sollicitatie. De omstandigheden worden zo goed mogelijk aangepast zodat u zich onder de beste omstandigheden kunt presenteren.