Regulatory Affairs Support Officer - H/F/X

MSF-LEVERING ZOEK NAAR A E " Regulatory Affairs Support Officer " - H/F/X

> CONTRACT VOOR EEN BEPAALDE PERIODE (1 jaar - verlenging mogelijk) - 50%

ARTSEN ZONDER GRENZEN is een internationale, onafhankelijke, medische humanitaire organisatie die tot nu toe in meer dan 60 landen aanwezig is. MSF biedt medische hulp aan mensen die slachtoffer zijn van gewapende conflicten, epidemieën en pandemieën of natuurrampen, en worden op basis van hun behoefte van zorg beroofd, zonder discriminatie op grond van religie, filosofie of politiek.

MSF Supply is het centrale inkoopkantoor van Artsen zonder grenzen in België. De 135 medewerkers bieden een logistieke dienst die is geïntegreerd in veldmissies: technische ondersteuning, klantorderbeheer, oproepen naar de markt en aankoop van medische en niet-medische apparatuur, kwaliteitscontrole, opslag en verzending van goederen naar missies in het veld. MSF Supply is een van de pijlers van de OCB Supply Unit (Operationeel Centrum Brussel, operaties van MSF België) en omvat het volledige beheer van de Supply Chain, zowel internationaal als lokaal. MSF Supply bedient ook andere organisaties in de humanitaire sector.

In 2025 heeft MSF Supply meer dan 78.000 orderlijnen bediend en meer dan 15.500 m3, oftewel 3700 ton aan apparatuur, naar het veld gestuurd.

Onze missie: MSF SUPPLY, een belangrijke speler in het netwerk van Artsen zonder Grenzen, heeft als MISSIE het leveren van hoogwaardige producten en diensten, waarbij ze voldoen aan de behoeften van medische humanitaire organisaties, terwijl we ons aanpassen aan de uitdagingen van een voortdurend veranderende omgeving.

De Kwaliteitsafdeling definieert en onderhoudt het kwaliteitsmanagementsysteem van MSF Supply. Hij heeft een transversale rol in het analyseren van onze processen om verbeteringen voor te stellen.

De afdeling is ook verantwoordelijk voor het analyseren en coördineren van de reactie op klantklachten en het leveren van de benodigde farmaceutische en medische documentatie voor de opslag en verzending van goederen.

BESTAANSRECHT:

De Regulatory Affairs Support Officer beheert het documentensysteem.

Zij/zij neemt deel aan de optimalisatie van interne processen door het ondersteunen van procedures en training. Zij/Hij zorgt ervoor dat documentbeheer voldoet aan de eisen van Good Distribution Practices.

De Regulatory Affairs Support Officer beheert een deel van de documentatie om medicijnen en medische hulpmiddelen te kunnen leveren aan MSF-missies.

VERANTWOORDELIJKHEDEN:

1. Beheer van het documentensysteem:

• Ondersteuning, binnen MSF Supply, van het beheersysteem van procedures, werkinstructies en documenten die met deze procedures samenhangen:

• Zij/hij houdt de geldigheidsdatum van de documenten in de gaten en zorgt ervoor dat periodieke herzieningen op tijd worden uitgevoerd; hij volgt de opstellers en de verantwoordelijken voor de procedure op als deze niet wordt beoordeeld

• Zij/Hij zorgt voor consistentie van de informatie die in de procedures wordt aangegeven (lay-out, naleving van inhoud, naleving van functieprofielen, link met andere gerelateerde procedures)

• Zij/Hij valideert en stelt de nieuwe procedures in het managementtool beschikbaar aan de teams

• Zij/Hij helpt proceseigenaren bij het beschrijven van belangrijke activiteiten bij het opstellen van procedures en werkinstructies. Hij/zij zorgt ervoor dat de procesanalist de nieuwe transversale procedures of hun updates heeft gelezen en herlezen. De Regulatory Affairs Support Officer zorgt ervoor dat alle betrokkenen bij een procedure op de hoogte zijn van het bijwerken of valideren van een nieuwe procedure.

2. Training in het documentensysteem:

• Train al het personeel in het documentatiesysteem (procedures)

3. Ondersteuning aan de Regulatory Affairs Officer bij het beheer van certificaten/attestaties die door de missies worden gevraagd:

• Controle, archiveren en Certificaten van Analyse (CoA) leveren voor alle batches die door MSF Supply naar het veld worden gestuurd

• Bereidt, archiveert en verstrekt kwaliteitscertificaten wanneer geneesmiddel CoA niet beschikbaar is

• Bereidt, archiveert en verstrekt gedetailleerde oorsprongscertificaten aan de verzendafdeling

• Controleert, archiveert en verstrekt steriliteitscertificaten voor alle partijen die door MSF Supply naar het veld worden gestuurd

• Indien nodig verandert het de status van het certificaattype in de database

4. Een back-up:

• Regulatory Affairs Officer

• Af en toe werk in het magazijn om te helpen bij noodoperaties of inventarissen

Voor meer informatie over onze activiteiten: www.msfsupply.be en www.msf-azg.be

• Studieniveau: Bachelordiploma

• Aantal jaren ervaring: 1-2 jaar ervaring in de professionele omgeving

• Taalvaardigheden: zeer goede kennis van Frans en goede beheersing van het Engels

• Oplossingsgericht en proactief

• Vermogen om zelfstandig en proactief te werken

• Functionele vaardigheden: sterk gestructureerde organisatiebenadering, vermogen tot synthese, kennis en respect voor procedures

• Ervaring in projectmanagement en kennis van de Supply Chain zijn een pluspunt

• Ervaring in humanitair werk is een pluspunt

Deze werving vindt plaats in 3 fasen:

1. Telefonisch interview

2. HR-interview

3. Technisch/zakelijk sollicitatiegesprek

Stuur uw aanvraag uiterlijk 06-08-2026 op.

Alleen degenen van wie de aanvragen zijn geselecteerd, worden benaderd.

Om te solliciteren, hier is de link: https://app.hbhr.io/job-application/external/949fbeea-04f9f995-90748cd1-54ac97ef

Door uw sollicitatie in te dienen, stemt u ermee in dat MSF Supply uw persoonlijke gegevens mag gebruiken als onderdeel van het wervingsproces. Voor meer informatie, zie onze privacyverklaring of neem contact op met onze gegevensbeschermingsfunctionaris Clément Degrendele via privacy@msfsupply.msf.org.