Model - Werknemersaanvraag

Ons ziekenhuis telt 4 campussen: Etterbeek-Baron Lambert (Etterbeek), Joseph Bracops (Anderlecht), Etterbeek-Elsene (Elsene) en Molière Longchamp (Vorst). Onze openbare gezondheidsinstellingen onderscheiden zich door de welwillendheid en het respect van het personeel ten opzichte van elke patiënt. De Iris Ziekenhuizen Zuid en het UMC Sint-Pieter gaan een strategisch groeperingsproject aan om de stabiliteit van beide instellingen te versterken en hun medische samenwerkingsverbanden uit te breiden. Dit project heeft als doel de zorgkwaliteit te handhaven en te verbeteren door een motiverende omgeving te creëren voor zorgverleners. Deze samenwerking is een geweldige kans om de uitmuntendheid van twee toegewijde openbare ziekenhuizen te versterken, ondersteund door sterke ethische waarden en een niet aflatende inzet voor de volksgezondheid.

De Iris Ziekenhuizen Zuid zoeken

voor het directiesecretariaat op de campus Etterbeek-Baron Lambert

in Etterbeek,

Een Directiesecretaresse (m/v/x)

onder deeltijds contract (4/5e) voor een bepaalde duur van een jaar,

met mogelijkheid voor een contract van onbepaalde duur

Wij zijn op zoek naar een directiesecretaresse voor de algemene en financiële directie, met als hoofddoel een optimale administratieve ondersteuning te bieden aan de directie en de institutionele organen. U vervoegt het team van het directiesecretariaat bestaande uit 4 personen en staat onder de verantwoordelijkheid van de Verantwoordelijke van het secretariaat.

Wat houdt de job in?

Uw belangrijkste missie is de administratieve rechterhand van de directie te worden. U combineert het strikte beheer van de bestuursinstanties (Board, RvB) met een directe operationele ondersteuning van de financieel directeur.

Taken en verantwoordelijkheden

Logistieke ondersteuning van de bestuursorganen en in het bijzonder de financiële directie:

• Telefonische permanentie: Oproepen (artsen, patiënten, communicaties tussen de campussen) filteren en doorverbinden, informatie verstrekken over specifieke domeinen, en de gepaste opvolging verzekeren;
• Vergaderingen van de directie, Raad van Bestuur (RvB), Board en de financieel directeur (zowel intern als extern) organiseren en plannen: reserveringen, uitnodigingen, ...;
• De Board en de Raad van Bestuur voorbereiden: de punten van de dagorde verzamelen bij de directeuren, documenten voorbereiden;
• Interne en externe bezoekers onthalen;
• De nodige contacten leggen met externe instanties (bv.: RIZIV/ministeries) en interne partners (vakbonden, personeel);
•  Af en toe evenementen organiseren (beheer van het budget, reserveringen, catering).

Administratieve ondersteuning van de directies en in het bijzonder de financiële directie:

• Nauwkeurige registratie en opvolging van post, dispatching naar de verschillende diensten (HR, boekhouding, ...), en digitale archivering van uitgaande correspondentie;
•  Dagelijks beheer van de e-mails van de financiële directie: verwerking, doorsturen en gepaste antwoorden formuleren;
• Dienstnota's, brieven, interne communicatie, verslagen, formulieren en overeenkomsten opstellen;
• Deelnemen aan de voorbereiding en actualisering van vergaderstukken en presentatiemateriaal, evenals aan het nalezen van officiële documenten; 
•  Deelnemen aan de vergaderingen van de Board (1 week op 2), nota's nemen en verslagen opstellen; De beslissingen na afloop van de vergadering opvolgen (beraadslagingen RvB en Board);
•  De organigrammen beheren en bijwerken via LucidChart op onze verschillende platformen (Ennov, website, ...);
• De verschillende administratieve databases bijhouden (kadasters, verloven en afwezigheden van het team beheerscontrole, ...);
• Fungeren als back-up voor uw collega's van het secretariaat in geval van afwezigheid teneinde de continuïteit van de dienstverlening te garanderen.

Dit zal u aanspreken in deze functie:

• Impact: U bevindt zich in het kloppend hart van de instelling, daar waar besluiten worden genomen en georganiseerd.
•  360°-visie: Een bevoorrecht interface met de Board, de Raad van Bestuur en de directies.
• Samenwerking: Werken binnen een ervaren en solidair team.
•  Verantwoordelijkheid: Een functie met een combinatie van autonomie en nauwkeurigheid in de opvolging van vertrouwelijke dossiers.
•  Up-to-date: Gebruik van collaboratieve tools en beheersystemen (LucidChart, Ennov).

Laten we het even over u hebben?

Uw opleiding

• U bent in het bezit van een Bachelor/graduaat (directiesecretariaat, recht, human resources, communicatie of management) of beschikt over een gelijkwaardige ervaring.

Uw ervaring en kennis

• Minstens 3 jaar ervaring in een directiesecretariaat of gelijkaardige functie.
• Perfecte beheersing van de IT-tools (MS Office).
• Zeer goede kennis van de tweede landstaal.

Uw competenties

• Nauwkeurig en redactionele kwaliteit: u beschikt over een onberispelijke spelling en sterke redactionele vaardigheid op het gebied van synthese en opstellen van teksten.
• Organisatie en timemanagement: u kunt prioriteiten stellen in dringende situaties en strikte deadlines respecteren.
• Discretie en integriteit: u behandelt vertrouwelijke dossiers met een onberispelijke ethiek.
• Dienstverlening: u handelt klantgericht, u heeft zin voor onthaal en geeft blijk van diplomatie.
• Groepsgeest en initiatief: u bent autonoom, hecht waarde aan teamwerk en anticipeert op de behoeften van de directie.
• U analyseert de gegevens doelgericht en beoordeelt de informatie met een kritisch oog. 

Wij bieden:

Een deeltijds contract (80% - 30.24u/week) voor een bepaalde duur van 1 jaar, met mogelijk voor een contract van onbepaalde duur. Verplichte aanwezigheid op dinsdag.

Een reeks voordelen in het kader van het welzijn op het werk:

•  Een gepersonaliseerd inburgeringsparcours;
•  Een vormingsprogramma gedurende uw volledige loopbaan;
• Mogelijkheid tot mobiliteit binnen het IRIS-netwerk;
• Een aangename werksfeer met evenwicht tussen het privé- en beroepsleven;
• Een teambuilding;
• Diensten in het kader van de levenskwaliteit op het werk (massage- en lichttherapiesessies gedurende de werkuren, enz.);
• De mogelijkheid om deel uit te maken van een ziekenhuis dat het label "Ecodynamische Onderneming" heeft gekregen, een belangrijke erkenning van onze inzet voor kwaliteitszorg en duurzame praktijken.

Een hele reeks extralegale voordelen:

• Een jaarlijkse premie en een attractiviteitspremie;
• Een gemeenschappelijke sociale dienst die een reeks voordelen biedt (diverse premies, kortingen via benefits at work, vakantieverblijven aan aantrekkelijke prijzen, enz.);
•  Voorkeurtarieven in alle ziekenhuizen van het IRIS-netwerk (voor u, uw partner, uw kinderen en ouders ten laste);
•  Maaltijdcheques ter waarde van 7,30 euro;
• Tussenkomst in de kosten van het openbaar vervoer: 100% MIVB en 80% NMBS, TEC en DE LIJN, en fietsvergoeding (0,35 cent/km),
• Taalpremie van 150 € bruto per maand na het behalen van een taalcertificaat artikel 10 of 12 bij werkenvoor.be. U heeft de mogelijkheid om gratis taalessen te volgen tijdens uw werkuren;
•  24 wettelijke verlofdagen en 5 extralegale verlofdagen (+ verschillende omstandigheidsverloven);
• Een aanvullend pensioen via een groepsverzekering;
• De mogelijkheid om 1 dag per week te telewerken (na een inburgeringsperiode).

Een wedde op basis van de IFIC-barema's (Categorie 14):

·       Min : 2703,88 € (index : 2,1657)

·       Max : 4271,36 € (index : 2,1657)

U wenst ons team te vervoegen?

Solliciteer voor 15 maart 2026 aan de hand van het formulier online.

Voor bijkomende inlichtingen, contacteer Mevrouw Raliba Radi, Verantwoordelijke van het Directiesecretariaat, op het nummer 02/739.87.51.

Voor alle andere vragen, contacteer Camille Lingrand, recruiter, op het nummer 02/739.85.97