Logistiek administratief assistent

Vervangingscontract van 3 maanden met uitzicht op een vast contract (onbepaalde duur).

We zijn op zoek naar een logistiek administratief assistent om ons team te versterken en de dagelijkse administratieve opvolging van onze activiteiten te verzekeren.

Het gaat in de eerste plaats om een administratieve functie, direct in het hart van ons magazijn en in nauwe samenwerking met de operationele teams.

Een groot deel van het werk bestaat uit het voorbereiden, aanvullen en controleren van verschillende Excel-bestanden, het uitvoeren van regelmatige opvolgingen, het invoeren en verifiëren van gegevens, het voorbereiden van rapportages en het verzekeren van verschillende administratieve taken met betrekking tot de logistiek.

De functie vraagt dan ook voornamelijk nauwkeurigheid, organisatie, betrouwbaarheid en een goede beheersing van IT-tools. Bepaalde taken zijn recurrent en repetitief: we zoeken iemand die van dit type werk houdt en ervan geniet wanneer dingen correct en op tijd worden gedaan.

De assistent zal een back-uprol vervullen bij de opdrachten die vereist zijn voor onze goede werking.

📝 JOUW BELANGRIJKSTE VERANTWOORDELIJKHEDEN

Logistieke administratie

• Werken met onder andere ons WMS Mecalux, onze ERP LGS en onze dispatchingtool Urbantz.

• Invoeren, bijwerken en controleren van verschillende logistieke gegevens (in ons WMS).

• Voorbereiden en onderhouden van de verschillende Excel-bestanden en opvolgingstabellen die door de teams worden gebruikt.

• Realiseren van rapportages en regelmatige administratieve opvolgingen.

• Uitvoeren van verschillende consistentiecontroles en identificeren van fouten of anomalieën.

• Deelnemen aan de voorbereiding en controle van de facturatie van de bezorgers.

• Uitvoeren van verschillende administratieve taken met betrekking tot bestellingen en operaties.

🚚 Dispatching en proces voor ritoptimalisatie

• Aanleren en beheersen van ons "OPTIM"-proces, ons proces voor de dispatching van leveringen.

• Invoeren en bijwerken van informatie met betrekking tot ritten en leveringen (vertraging in de voorbereidingen, enz...).

• Samenwerken met de betrokken teams om ervoor te zorgen dat de informatie die nodig is voor het goede verloop van de leveringen beschikbaar en correct is.

🤝 Operationele ondersteuning

• Bieden van administratieve ondersteuning aan de teams Operaties, Inkoop en het Management.

• Deelnemen aan het opstellen van planningen, importbestanden en andere documenten die nodig zijn voor de operaties.

• Incidenteel uitvoeren van verschillende back-officetaken op basis van de behoeften van het team (controleren van bestellingen, enz...).

We zoeken in de eerste plaats een administratief profiel dat zich thuis voelt in een logistieke omgeving.

• Administratief profiel: eerste ervaring in administratie, logistiek of een vergelijkbare functie.

• Gegevensbeheersing: handig met Excel, gegevensinvoer, cijfers en het controleren van bestanden.

• Nauwkeurigheid en organisatie: precies, betrouwbaar, oog voor detail en in staat om fouten op te sporen.

• Zelfstandigheid en aanpassingsvermogen: in staat om procedures te volgen, nieuwe tools te leren en onvoorziene omstandigheden op te vangen.

• Praktische instelling en veelzijdigheid: bereid om de teams incidenteel te helpen en meerdere taken en tools te beheren.

• Ervaring in de logistiek is een troef: kennis van dispatching, transport, ritplanning, leveringen of magazijn. De functie wordt uitgeoefend in het hart van de logistieke operaties.

• Je bent niet bang om de handen uit de mouwen te steken om incidenteel een handje te helpen waar dat nodig is.

🏭 DE WERKOMGEVING

De functie is gevestigd in ons magazijn. De nabijheid van de operaties is belangrijk: je werkt dagelijks samen met de teams en moet hun werking begrijpen om de administratieve opvolging correct te kunnen verzekeren.

We zoeken iemand die ook beschikbaar is op zondag gedurende 3 uur om de noodzakelijke opvolging voor de operaties te verzekeren (afdrukken van de werkdocumenten voor maandag). Deze werktijd en de verdeling ervan zijn bespreekbaar en kunnen worden aangepast.

• Verzenden van het CV naar de Head of Logistics via het e-mailadres olivia@efarmz.be

• Gesprek met de Head of Logistics om van gedachten te wisselen over de motivatie, ervaring en de match met eFarmz.

• Gesprek met het huidige team met daarin concrete praktijktests.

• Excel-test om te bepalen of het vereiste niveau is bereikt.

• Referentiecontrole.