Un secrétaire de direction - CDD 1 an à 80%

Nos hôpitaux comprennent 4 sites : Etterbeek-Baron Lambert (Etterbeek), Joseph Bracops (Anderlecht), Etterbeek-Ixelles (Ixelles), et Molière Longchamp (Forest). Nos établissements de santé publics se distinguent par une bienveillance et un respect du personnel envers chaque patient. Les Hôpitaux Iris Sud et le CHU Saint-Pierre entreprennent un projet de groupement stratégique visant à consolider leur stabilité et à dynamiser leurs partenariats médicaux. Ce projet a pour ambition de préserver et renforcer la qualité des soins en offrant un environnement encore plus stimulant pour les professionnels de santé. Cette collaboration représente une belle opportunité de renforcer l’excellence de deux hôpitaux publics engagés, soutenus par des valeurs éthiques fortes et un attachement constant envers la santé publique.

Les Hôpitaux IRIS Sud recherchent,

pour le Secrétariat de Direction, situé sur le site Etterbeek-Baron Lambert à Etterbeek,

Un Secrétaire de direction (H/F/X)

pour un contrat à durée déterminée (CDD) en temps partiel (4/5ème) d’un an avec possibilité de CDI

Pour soutenir notre Direction Générale et Financière, nous recherchons un Secrétaire de Direction capable d'assurer une gestion administrative optimale de la Direction ainsi que des instances institutionnelles. Vous rejoindrez une équipe de 4 personnes au sein du secrétariat de direction, sous la responsabilité de la Responsable du secrétariat.

En quoi consiste le job ?

Votre mission principale sera de devenir le bras droit administratif de la Direction. Vous alternerez entre la gestion rigoureuse des instances de gouvernance (Board, CA) et un support opérationnel de proximité pour le Directeur Financier.

Tâches et responsabilités

Support logistique des instances de direction et plus particulièrement pour la Direction Financière:

• Permanence téléphonique : Filtrer et transférer les appels (médecins, patients, communications inter-sites) et fournir des renseignements sur des domaines définis ou faire le suivi adéquat
• Organiser et planifier les réunions de la direction, du Conseil d'Administration (CA), du Board et celles pour le directeur financier (réunions internes/externes): réservations, convocations, catering
• Préparer le Board et le Conseil d’Administration : Centraliser les points à l'ordre du jour auprès des directeurs, préparer les documents préparatoires.
• Assurer l'accueil des visiteurs (internes/externes).
•  Établir les contacts nécessaires avec les organismes externes (ex: INAMI/Ministères) et les partenaires internes (syndicats, personnel).
• Organiser occasionnellement des événements (gestion des budgets, réservations et catering).

Support administratif des instances de direction et plus particulièrement pour la Direction Financière:

•  Encodage et suivi rigoureux du courrier papier (indicateur d'entrée), redistribution vers les services (RH, compta,...), archivage numérique des courriers sortants.
• Gérer quotidiennement les emails pour la direction financière : traitement, le transfert et la réponse appropriée ;
•  Rédiger et mettre en page des notes de service, courriers, communication internes, rapports, formulaires et conventions
• Participer à la préparation et à l’actualisation de documents et supports de réunion, ainsi qu’à la relecture de documents officiels ; 
• Assister aux réunions du Board (1 semaine sur 2), prendre des notes et rédiger les procès-verbaux. Assurer le suivi post-réunion des décisions (délibérations CA et Board).
• Gérer et actualiser les organigrammes via LucidChart sur nos différentes plateformes (Ennov, internet,...)
• Maintenir à jour les différentes bases de données administratives (cadastres, suivi des congés et absences de l’équipe du contrôle de gestion...)
• Assurer le rôle de back-up pour vos collègues du secrétariat en cas d'absence afin de garantir la permanence du service.

Ce que vous aimerez dans cette fonction :

•  Impact : Vous êtes au cœur du réacteur institutionnel, là où les décisions se prennent et s'organisent.
• Vision 360° : Une interface privilégiée avec le Board, le CA et les directions.
• Collaboration : Le travail au sein d'une équipe de secrétariat expérimentée et solidaire.
• Responsabilité : Une fonction alliant autonomie et rigueur dans le suivi des dossiers confidentiels.
• Modernité : L'utilisation d'outils collaboratifs et de gestion (LucidChart, Ennov).

Et si on parlait de vous ?

Votre formation

• Vous êtes titulaire d’un Bachelor/Graduat (Secrétariat de direction, Droit, RH, ou orientation gestion) ou possédez une expérience équivalente

Vos expériences et connaissances

• Vous disposez d’une expérience de 3 années minimum dans une fonction de secrétariat de direction ou similaire.
•  Vous maîtrisez parfaitement les outils de la suite MS Office.
• Vous avez une bonne connaissance de la seconde langue nationale.

Vos compétences

• Rigueur et Qualité rédactionnelle : Doté d’une orthographe irréprochable et de solides capacités de synthèse et de rédaction.
• Organisation et Gestion du temps : Capable de prioriser les urgences et de respecter des deadlines strictes.
• Discrétion et Intégrité : Vous gérez les dossiers confidentiels avec une éthique irréprochable.
• Sens du service : Orienté solutions et clients, vous avez le sens de l’accueil et de la diplomatie.
• Esprit d'équipe et Initiative : Autonome, vous appréciez le travail collaboratif et savez anticiper les besoins de la direction
• Vous analysez de manière ciblée les données et jugez d’un œil critique l’information; 

Nous vous offrons :

Un contrat à durée déterminée de 1 an à 80% (30h24/semaine) avec possibilité de CDI. - Présence obligatoire les mardis.

Une série d’avantages liés au bien-être au travail :

• Un parcours d’intégration personnalisé ;
• Un programme de formations qui vous accompagnera tout au long de votre carrière ;
• Une possibilité de mobilité au sein du réseau IRIS ;
• Une ambiance de travail conviviale et un équilibre entre vie privée et professionnelle ;
•  L’organisation de team buildings ;
• Des services veillant à la qualité de vie au travail (organisation de massage et séances de luminothérapie pendant les heures de travail, etc.) ;
• L'opportunité de rejoindre un Hôpital labellisé "Entreprise Écodynamique", une reconnaissance majeure de notre engagement envers des soins de qualité et des pratiques durables

Toute une série d’avantages extralégaux :

• Une prime annuelle et une prime d’attractivité ;
• Un service social collectif qui offre toute une série d’avantages (primes variées, des réductions via benefits at work, des séjours de vacances à prix attractifs, etc.) ;
• Des tarifs préférentiels dans tous les hôpitaux du réseau IRIS et Erasme (pour vous, votre conjoint, vos ascendants et descendant à votre charge) ;
• Des chèques repas d’une valeur de 7,30 euros ;
•  Une intervention dans les frais de transport en commun à hauteur de 100% pour la STIB, 80% pour la SNCB, le TEC et DE LIJN et/ou une indemnité vélo de 0,35 €/km
• Prime linguistique de 150 € brut par mois, applicable après obtention du certificat linguistique article 10 ou 12 auprès de travaillerpour.be, vous aurez la possibilité de suivre des cours de néerlandais gratuitement pendant votre temps de travail;
• 24 jours de congés légaux et 5 jours de congés extra-légaux (+ des congés de circonstances) - pour un temps plein ;
•  Une pension complémentaire via une assurance-groupe ;
•  La possibilité de faire du télétravail après un temps de formation (1 jour/semaine)

Une rémunération basée sur des barèmes IFIC (cat. 14) :

·       Min : 2703,88 € (index : 2,1657)

·       Max : 4271,36 € (index : 2,1657)

Vous souhaitez rejoindre notre équipe ?

Postulez avant le 15 mars 2026 en complétant notre formulaire de candidature en ligne

Pour tout renseignement complémentaire, contactez Madame Raliba RADI, Responsable du secrétariat de direction, au 02/739.87.51

Pour toutes autres questions, contactez Camille Lingrand, recruteuse, au 02/739 85 97