Projectmanager voor onze exposanten, bars en partners

Binnen Pastoo, dat een twintigtal medewerkers telt, ben je verantwoordelijk voor de exposanten (foodtrucks, creators' market, verenigingen, enz.), de coördinatie van de bars en de opvolging van partners (gastvrijheid en zichtbaarheid).

JOUW MISSIE

A) EXPOSANT 📣

• Definitie van doelstellingen en behoeften per type exposant voor elk evenement, in samenwerking met de projectmanager en de logistieke afdeling;

• Voorbereiding van een reeks inhoud voor exposanten: presentatiebestanden, e-mailing van informatie, proceduredocumenten, creatie van tools om prospectie te promoten;

• Zoeken en selecteren van prospects : aanleggen en bijwerken van databases, e-mail- en telefonische contacten van oude en nieuwe exposanten, bezoeken aan andere evenementen;

• Opvolging van de inschrijvingen : administratieve, logistieke en financiële opvolging van exposanten via een specifieke tool, opstellen van overeenkomsten voor elke categorie exposant en evenement, opvolging van betalingen, verzamelen van gegevens voor het technisch team en de organisatie, realisatie van inrichtingsplannen;

• Event management : voorbereiding van de locatie, ontvangst en ondersteuning van de exposanten tijdens de opbouw, controle op de toepassing van de ondertekende overeenkomsten, permanente ondersteuning gedurende de hele duur van het festival (contactpersoon tussen de exposanten en de organisatie);

• Beheer na het evenement : boekhoudkundige afsluiting, terugbetaling van aanbetalingen, verzamelen van feedback;

• Opvolging van de verbetering van de exposantenbeheertool (via Odoo).

B) BAR 🍻 MANAGER

• Ontwikkeling : definitie van verbeterpunten en nieuwe doelstellingen voor elk evenement in samenwerking met de projectmanager;

• Prospectie : herziening van het menu, werving van nieuwe leveranciers, contact indien nodig, onderhandeling van prijsoffertes;

• Logistiek : definitie van de technische behoeften in samenwerking met de logistieke afdeling, bestellen bij de verschillende leveranciers, zoeken naar nieuwe oplossingen, opstellen van technische plannen, voorraadbeheer;

• Vrijwilligersbeheer : definitie van de behoeften van vrijwilligers, zoeken en beheren van vrijwilligers in samenwerking met de vrijwillige HR-afdeling, opleiding en opvolging van vrijwilligers op evenementen.

• Communicatie : creatie van menu's en communicatiemateriaal voor bars;

• Teammanagement : supervisie voor en na een evenement van vrijwilligers die het hele jaar door verantwoordelijk zijn voor bepaalde projecten en dienstverleners.

• Voorraad : bepaling van de hoeveelheden en verdeling per bar, bestelling van verbruiksgoederen bij leveranciers, bepaling van het leveringsschema, beheer van de voorraden ter plaatse (dranken, bekers en herbruikbaar serviesgoed);

• Event management : voorbereiding en uitvoering van op- en afbouw, ontvangst van leveranciers, voorraadbeheer, opvolging van vrijwilligers;

• Boekhouding en financiële controle : definitie van financiële doelstellingen in samenwerking met het management, monitoring van facturen, cashless management.

C) IN REKENING GEBRACHT· E VAN PARTNERSCHAPPEN 🤝

• Opvolging van partners voor het festival

• Coördinatie van de gebeurtenissen van de gesloten partnerschappen

• Perfecte beheersing van de Franse taal, zowel schriftelijk als mondeling;

• Vloeiend in de Nederlandse en Engelse taal is een pluspunt;

• Schrijfvaardigheid en uitstekende spelling 👌

• Kennis van Office en online tools (website, sociale netwerken, enz.), kennis van Notion en Odoo is een pluspunt

• Goede organisatie en het vermogen om meerdere taken tegelijkertijd te beheren;

• Goede weerstand tegen stress;

• Gemakkelijk contact via de telefoon 📲 ;

• Het vermogen om in teamverband te werken is essentieel, maar ook zelfstandig;

• Flexibele uren (ook 's avonds en in het weekend);

• Affiniteiten en kennis van de culturele sector en festivals in België;

• Affiniteit met evenementenorganisatie;

• Ervaring in de horeca / brouwerijsector is een echte pré;

• Aanwezigheid op een van de vorige edities van LaSemo, Namen in mei is een pluspunt;

• De B-licentie wordt sterk aanbevolen. 🚗

Aanvragen moeten uiterlijk op 4 juni 2025 worden ingediend .

1. Het eerste gesprek voor succesvolle kandidaten vindt plaats op donderdag 16 juni 2025

2. De tweede ronde voor de geslaagde kandidaten van de eerste bijeenkomst vindt plaats op donderdag 19 juni 2025

3. Voor de succesvolle kandidaat(en) van de tweede bijeenkomst is een bijeenkomst op LaSemo 2025 gepland

4. Gewenste startdatum in oktober 2025

👉 KANDIDATUUR

Als je met ons mee wilt doen, stuur ons dan het volgende:

• CV + motivatiebrief. Uw vermogen om te reageren op uitdagingen en uw ervaringen uit het verleden in deze context zullen worden benadrukt.

• Jouw salarisverwachtingen

• Al deze documenten worden toegestuurd in een enkel bestand van 1 pdf met de volgende titel: PO25_Exposants_NOMPrénom

• Sollicitaties mogen uitsluitend per e-mail worden verzonden, ter attentie van Christophe RALET.