Senior Projectmanager

Als projectmanager ben je verantwoordelijk voor de goede uitvoering van de aan jou toevertrouwde evenementen en de kwaliteit ervan. 👌

Deze functie staat onder toezicht van de Directie Projecten.

🤝 U heeft contact met:

• de verschillende afdelingshoofden binnen de vzw,

• externe dienstverleners,

• lokale overheden,

• externe partners (vrijwilligers, sponsors, enz.)

👉 Jouw missie

📝 Beheer van de volledige evenementcyclus

• Zorg ervoor dat het evenement gedurende de hele levenscyclus wordt verantwoord: van operationeel ontwerp tot planning, uitvoering en evaluatie tot afsluiting.

• Implementeer de evenementenstrategie in samenwerking met het management en creatieve leiders.

• Toon behendigheid en creativiteit om het evenement aan te passen aan externe factoren (bijv. weer, stakingen) of interne factoren (bijv. wijziging van de programmering, verjaardag van het evenement).

• Analyseer feedback en pas het evenement aan om een consistente visie gedurende het hele project te garanderen.

📣 Coördinatie van teams en stakeholders

• Wees intern en extern het belangrijkste aanspreekpunt voor alle vragen met betrekking tot het evenement.

• Contacten onderhouden met dienstverleners, onderaannemers en lokale overheden (brandweer, politie, enz.) en acties coördineren met interne teams.

• Opdrachten verdelen over afdelingen, toezicht houden op hun voortgang en zorgen voor synchronisatie tussen teams (bv. stuur-/coördinatiecomité om de voortgang van taken te bewaken en eventuele problemen te beheren).

• In het veld, om het goede verloop van alle missies te garanderen.

📆 Planning en operationele monitoring

• Ontwikkel en onderhoud gedetailleerde omgekeerde planning, waarbij deadlines en onderlinge afhankelijkheden tussen afdelingen worden opgenomen om ervoor te zorgen dat deadlines worden gehaald.

• Identificeer sleutelmomenten in de cyclus van het evenement (voorbereiding, piekactiviteit, follow-up na het evenement) en beheer prioriteiten op een evenwichtige manier.

• In samenwerking met de andere projectmanagers helpen bij het verdelen van de jaarlijkse werklast van de verschillende afdelingen (logistiek, bar, enz.).

• Definieer in overleg met de diensten de behoeften aan human resources (dienstverleners, vrijwilligers, enz.) die nodig zijn voor het evenement.

• Anticipeer op en los problemen op die van invloed kunnen zijn op meerdere afdelingen.

💰 Financieel en administratief beheer

• Bepaal in samenwerking met de financiële afdeling het budget van het evenement, inclusief financiering en uitgaven.

• Identificeer gediversifieerde bronnen van inkomsten (bijv. subsidies, ticketing, exposanten, sponsoring) en werk samen met de relevante afdelingen om de instroom te garanderen.

• Bewaak continu uitgaven en inkomsten, optimaliseer de kosten in elke fase van het project en produceer regelmatig financiële rapporten voor het management (budget- en projectaccountbeheer).

• Toezicht houden op/beheer van de onderhandelingen met dienstverleners, met respect voor het aankoop- en onderhandelingsbeleid van de vzw.

• Proactief opvolgen van administratieve documenten met betrekking tot het project (vooral die met betrekking tot steden zoals subsidies, aanvragen voor apparatuur, enz.).

🤗 Begeleiding van teams en opvolging van vrijwilligers

• Zorgen voor de opvolging van de missies van de vrijwilligers gedurende de hele cyclus van het evenement, vanaf de voorbereidingsfase (mobilisatie, briefing), tijdens de uitvoering en tijdens de debriefing na het evenement.

• Bied doorlopende ondersteuning aan afdelingshoofden, interne of externe teams om ervoor te zorgen dat de doelstellingen worden bereikt.

• Communiceer regelmatig en proactief over de voortgang van het project (maandelijkse "office" meetings, wekelijkse meetings met afdelingen) en rapporteer eventuele blokkades of risico's tijdens stuurmeetings.

• Voer een uitgebreide debriefing na het evenement uit - intern en met externe belanghebbenden - om successen te vieren en verbeterpunten voor toekomstige projecten te identificeren.

• Ben je op zoek naar een nieuwe uitdaging in het culturele veld, en sluit je je aan bij de waarden en projecten van Pastoo? 🎪

• Heb je aantoonbare ervaring (3 tot 5 jaar) in event projectmanagement van A tot Z?

• Ben je proactief, rigoureus en georganiseerd, en kun je verschillende taken beheren met behoud van een globale visie?

• Werk je zowel in teamverband als zelfstandig en ben je niet bang om interne en externe (vrijwillige) 'project'-teams aan te sturen?

• Ben je bereid om in de avond te werken als dat nodig is (gemiddeld 1X per maand) en in het weekend tijdens evenementen?

• Heb je ervaring met Odoo en Notion tools? 💻

Als je op al deze vragen "Ja" hebt geantwoord, ben jij waarschijnlijk de zeldzame parel die we zoeken om ons team compleet te maken! 🤩

👀 Als je met ons mee wilt doen, stuur ons dan het volgende:

• CV + motivatiebrief. Uw vermogen om te reageren op uitdagingen en uw ervaringen uit het verleden in deze context zullen worden benadrukt.

• Jouw salarisverwachtingen

• Al deze documenten worden verzonden in een enkel bestand van 1 pdf met de volgende titel: PO25_Chargé van Projets_Senior_NOMPrénom

• Aanvragen ter attentie van Christophe RALET.

📆 Kalender

• Aanvragen moeten uiterlijk op 4 juni 2025 worden ingediend.

• Het eerste gesprek voor succesvolle kandidaten vindt plaats op donderdag 12 juni 2025

• De tweede ronde voor de geslaagde kandidaten van de eerste bijeenkomst vindt plaats op donderdag 19 juni 2025

• Voor de succesvolle kandidaat(en) van de tweede bijeenkomst is een bijeenkomst op LaSemo 2025 gepland

• Gewenste startdatum in september 2025