Image présentant l'entreprise Université Libre de Bruxelles pour le job Communicatie- en Evenementenfunctionaris

Communicatie- en Evenementenfunctionaris

  • Elsene (Brussel)
  • Gedeeltelijk telewerken toegestaan
  • Voltijds
  • Tussen 1 en 4 jaar

Functieomschrijving

Als Communication and Events Officer werk je in een team van 10 mensen, zowel voor de Ecole Polytechnique de Bruxelles (EPB) als de Ecole Polytechnique de Bruxelles Alumni A.S.B.L (A.lr.Br.).

Je missies zullen rijk en divers zijn:

1 - Communicatie (50%)

  • Productie van visueel en schriftelijk materiaal (nieuws voor de site, uitnodigingen, flyers,  enz.)

  • Verspreiding van communicatie via meerdere platforms (e-mail, website, sociale media, posters,...)

2 - Evenementenbeheer en -organisatie (30%)

  • Conceptualisering en voorbereiding van evenementen

  • Planning van werkzaamheden, realisatie van getimede schema's van evenementen

  • Coördinatie van interne en externe dienstverleners, werving en aanwerving en beheer van deelnemers aan studentenjobs

  • Beheer van het goede verloop van het evenement, van installatie tot opslag

  • Realisatie van fotoreportages

3 - Administratief beheer van alumni (20%)

  • Gezicht van de Alumni : u bent het bevoorrechte aanspreekpunt voor de Alumni-leden

  • Zorgen voor de juiste verwerking van verzoeken  en zorgen voor de overdracht van belangrijke informatie met beheerders en gegevensbeheerders délégué.es

  • Houd contributie bij en volg de lijst met contributiebetalende leden

  • Organisatie en deelname aan vergaderingen van de A. Ir.Br. (Opstellen van notulen van vergaderingen)

  • Voorbereiding van de documenten die nodig zijn voor de werking van de vereniging (Staatsblad, uitnodiging voor de Algemene Vergadering, neerlegging in het Belgisch Staatsblad, enz.)

  • Beheer van de voorraden en activa van de vereniging

Presentatie van de Ecole Polytechnique de Bruxelles (EPB): 

  • De École Polytechnique de Bruxelles is de instelling die Brusselse ingenieurs burgerlijk ingenieur en bio-ingenieur opleidt aan de ULB en deze ingenieurs actief voorbereidt op de wereld van morgen.

Presentatie van de Ecole Polytechnique de Bruxelles Alumni A.S.B.L (A.Ir.Br.):

  • Alumni zijn studenten en afgestudeerden van de EPB en de EBB (Brussels School of Bioengineering).

  • De eerste doelstelling van de vereniging is het creëren en versterken van professionele en vriendschappelijke banden tussen studenten en afgestudeerden van de EPB en de EBB. Het heeft ook tot doel de professionele belangen van oud-studenten te beschermen. De AIrBr organiseert het hele jaar door bijna twintig evenementen (conferenties, netwerken,...)  en ondersteunt verschillende activiteiten die in het kader van de studies worden georganiseerd.

Gewenst profiel

  • Beschikken over maximaal een bachelordiploma (erkend door de FWB) in communicatie, marketing, evenementen, public relations of met een relevant doel voor de functie.

  • Personen met een diploma dat niet afkomstig is van de Federatie Wallonië-Brussel of de Vlaamse Gemeenschap moeten een gelijkstelling verkrijgen van de FWB : (equivalences.cfwb.be/index.php?id=486).

  • Bewijs van relevante beroepservaring of in een vergelijkbare functie is een vereiste.

Vereiste kennis en vaardigheden:

  • Wees vertrouwd met computertechnologie (online platforms, drive-throughs, sociale netwerken).

  • Vaardigheid in de Office-suite (Word, PowerPoint, Excel, Forms, Outlook, Note) en gegevenslijsten (Excel of vergelijkbaar) en grafische ontwerpsoftware (zoals Canva).

  • Perfecte beheersing van het Frans en een zeer goede kennis van het Engels (C1), kennis van het Nederlands (B2) is een pluspunt.

  • Beschikken over een onberispelijke spelling in talen en uitstekende schrijfvaardigheid.

  • Kennis van projectmanagement, eventmanagement.

  • In het bezit zijn van een rijbewijs B.

  • Basiskennis in het opstellen van juridische documenten die worden opgelegd aan Belgische vzw's is een troef.

Kwalificaties:

  • Veelzijdigheid, reactievermogen, proactiviteit, aanpassingsvermogen en initiatief.

  • Sterk gevoel voor organisatie en verantwoordelijkheid, nauwgezetheid, analytische en pragmatische geest.

  • Weten en werken graag zowel zelfstandig als in teamverband.

  • Gevoel voor menselijke relaties: luistergemak , dialoog, discretie en diplomatie.

  • Klantgericht en oplossingsgericht zijn en een faciliterende rol kunnen spelen.

  • Nieuwsgierigheid, kennis en interesse in logistiek en nieuws gerelateerd aan evenementen.

  • Beschikbaarheid en flexibiliteit in schema's, overdag (een paar vergaderingen tijdens de lunch) en soms 's avonds (zeer zelden)

Waarom solliciteren?

  • Een prettige en vriendelijke werkomgeving binnen een instelling met sterke maatschappelijke waarden.

  • Een dynamische werkomgeving op een groene en goed bereikbare universiteitscampus.

  • Een permanent en gediversifieerd opleidingsaanbod.

  • Een evenwicht tussen werk en privéleven (mogelijkheid tot telewerken onder bepaalde voorwaarden).

  • Een salarisschaal conform de FWB-barema's waarin rekening wordt gehouden met de opgedane ervaring (onder voorwaarden).

  • Extralegale voordelen (aantrekkelijke verlofregeling, aansluiting op een hospitalisatieverzekering, aanvullend pensioen, tegemoetkoming in de verplaatsingskosten, maaltijdcheques, toegang tot de bedrijfscrèche en een aankoopcentrale, en nog veel meer).

Interviewproces

  • Aan het einde van de preselectie nodigen de juryleden de kandidaten die hun aandacht hebben getrokken uit voor een eerste gesprek (eventueel vergezeld van een schriftelijke/mondelinge test of rollenspel).

  • Een 2e afspraak kan worden voorgesteld.

De functie moet zo snel mogelijk worden ingevuld, maar de startdatum van het contract kan worden besproken met de juryleden.

Gelijkekansenbeleid :

Het personeelsbeleid van de ULB is gericht op diversiteit en gelijke kansen. We werven kandidaten op basis van hun vaardigheden, ongeacht hun leeftijd, geslacht, seksuele geaardheid, afkomst, nationaliteit, overtuigingen, handicap.

Redelijke aanpassingen van de selectieprocedure :

Bent u een persoon met een handicap en wilt u profiteren van redelijke aanpassingen in het kader van de selectieprocedure ?

Aarzel niet om contact op te nemen met Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), Inclusion and Diversity Officer voor Administratief, Technisch, Management en Gespecialiseerd Personeel. Zij zal met u de aanpassingen van de selectieproeven en die van de interviewvoorwaarden bespreken. Wees gerust op de vertrouwelijkheid van deze informatie.

Université Libre de Bruxelles - image n°1 - Meet My Job
Université Libre de Bruxelles - image n°2 - Meet My Job
Université Libre de Bruxelles - image n°3 - Meet My Job
Université Libre de Bruxelles - image n°4 - Meet My Job
Université Libre de Bruxelles - image n°5 - Meet My Job
Université Libre de Bruxelles - image n°6 - Meet My Job
Université Libre de Bruxelles - image n°7 - Meet My Job
Bekijk de galerij

Bent u een bedrijf of een vereniging en wilt u aanwezig zijn op het rekruteringsplatform Meet My Job?