Stage - Artistiek Productie-assistent

Binnen Pastoo kom je terecht in het team van 3 personen van de Artistieke Dienst (CART).

We zijn op zoek naar een gemotiveerde, dynamische stagiair die initiatief weet te nemen en op zoek is naar een nieuwe uitdaging binnen een betekenisvolle structuur om de artistieke afdeling te versterken. 😊

👉 Missies:

📝 Administratieve opvolging:

• Opvolging van e-mails, contacten met artiesten, beheer van facturen:

  Volg elk verzoek van een artiest op, verzamel de verzonden informatie en anticipeer op mogelijke problemen.

  Opvolging van contracten, technische fiches en aangiften.

• Opvolging van administratieve vergunningen:

  Opvolging en aanvraag van toelating bij Sabam en Art&Vie (artistieke subsidie)

• Opvolging met de communicatiedienst:

  Link tussen kunstenaars en communicatie naar het publiek. In dit kader schrijft hij of zij presentatieteksten en stuurt hij of zij het nodige materiaal naar de communicatieafdeling.

• Co-beheer van de artiestenreceptie, opmaak en opvolging van een planning en schema's, opvolging van aanvragen:

  Als u een show plant met een vijftigtal verschillende artiesten, is het noodzakelijk om ze te verwelkomen zoals het hoort, om precieze tijden te maken van de aankomst en het vertrek van elke artiest: Wanneer komen ze aan? Wanneer vertrekken ze weer? Wat eten ze? Wat hebben ze nodig in hun kleedkamer?

• Creatie van welkomstrijders:

  Om alle informatie die nodig is voor de receptie om deze aan de artiesten door te geven, te centraliseren, is het noodzakelijk om een roadbook of een receptierijder op te stellen met de belangrijkste nuttige informatie:  parkeren, catering, accommodatie, de lijst met nuttige contacten, schema's, enz.

• Professioneel beheer

  In mei verwelkomt Namen enkele honderden professionals uit de kermiskunstsector. Het is dus noodzakelijk om zowel de inschrijvingen als de verzending van nieuwsbrieven op te volgen.

  Het is ook noodzakelijk om hun receptie ter plaatse voor te bereiden.

• Aanmaak van een monitoringtabel:

  Er moet een tabel worden gemaakt en bijgewerkt om artiesten en hun toepassing te volgen.

💪 Operationele opvolging:

• Accommodatie:

  Hotels en accommodaties voor artiesten en organisatie moeten worden geboekt en aangepast in geval van onvoorziene gebeurtenissen/wijzigingen.

• Catering en diverse apparatuur:

  Elke artiest moet voor of na zijn optreden worden gevoed. Het zal dus nodig zijn om catering te plannen. Afhankelijk van de technische fiche zullen andere verbruiksartikelen moeten worden gepland en voorbereid. Er zal een controlekamer moeten komen en klaar staan voor de artiesten.

• Coördinatie van de aankomst en het vertrek van de verschillende artiesten:

  Elke artiest moet op de site worden verwelkomd met zijn of haar specifieke wensen: catering, kleedkamers, gevraagde apparatuur. Je zult hem ook een tijd en een precieze timing van de soundchecks, repetities en het tijdstip van zijn optreden moeten geven.

• Opvolging van de logistiek van de verschillende diensten:

  De technische fiche van alle artiesten moet op voorhand naar de logistieke dienst gestuurd worden. We zullen ervoor moeten zorgen dat elke artiest weet welk technisch apparaat hij zal hebben als hij aankomt.

• Ontvangst van de artiest:

  Creatie van een ontvangstruimte met de juiste kleedkamers en ruimtes voor elke artiest.

  Beheer van aanvragen ter plaatse.

  Beheer van de verschillende ruimtes/kleedkamers.

  Beheer van bewegwijzering in deze ruimte.

🤝 Follow-up na de productie:

• Administratieve opvolging:

  Facturering volgen

  Bedankt.

• Perfecte beheersing van de geschreven/mondelinge Franse taal;

• Vloeiend in geschreven Engels;

• Schrijfvaardigheid en goede spelling;

• Kennis van Office-tools 💻

• Goede organisatie en het vermogen om meerdere taken tegelijkertijd te beheren;

• Vindingrijkheid, autonomie, aanpassingsvermogen

• Goede weerstand tegen stress;

• Gemakkelijk telefonisch contact 📱

• Flexibele uren (ook 's avonds en sommige in het weekend);

• Affiniteiten en kennis van de culturele sector en festivals in België;

• Affiniteit met evenementenorganisatie;

Het extraatje?

• Vloeiend in het Nederlands;

• Ervaringen in de muziek/street arts sector;

• Aanwezigheid op een van de vorige edities van LaSemo en/of Namen in mei;

• B-licentie. 🚗

• Stap 1: Stuur het CV en de motivatiebrief (geef aan welke gewenste stageperiode je hebt);

• Stap 2: Vergadering;

• Stap 3: Laten we beginnen 🎉 !