Assistant.e Administratif.ve

L'assistant.e administratif.ve contribue à maintenir l’efficacité opérationnelle du département de support en assurant la gestion administrative et en soutenant les processus comptables, de gestion des RH et d’office management.

Les tâches sont réparties en plusieurs catégories :

          Comptabilité et Finances

• Gestion quotidienne de la comptabilité y compris les transactions bancaires, les paiements, la facturation des achats et des ventes.

• Aide dans la clôture mensuelle y compris la déclaration TVA, les écritures de clôture, les immobilisations, la valorisation des stocks et des salaires (partagée avec les RH).

• Préparation des différents rapports en lien avec la comptabilité.

• Préparation de la comptabilité analytique et gestion des notes de frais et relevés des cartes de crédit.

         Ressources Humaines

• Suivi de la législation sociale, adaptation des documents sociaux et communication des changements.

• Gestion des absences des collaborateurs et imputation des données pour le calcul de la paie.

• Envoi des documents de paie (y compris les ventes), corrections des commissions de vente, validation des prestations du personnel intérimaire et communication des données salariales.

• Gestion des dossiers auprès du Secrétariat Social, de l’Assurance-Crédit, du Service Externe de Protection et Prévention au Travail et des abonnements de téléphone.

         Office et Administration

• Gestion des consommables des imprimantes pour assurer un approvisionnement continu.

• Déclaration Intrastat, FOST+ et Valipac.

• Gestion quotidienne des transports, création des données du parc automobile et organisation des voyages des collaborateurs.

• Gestion des fournisseurs pour les besoins divers, y compris l’économat, l’entretien des jardins et des fontaines à eau.

         Gestion Administrative

• Organisation des événements d’entreprise, accueil des visiteurs externes et suivi des actions bien-être.

• Gestion des vêtements de travail et suivi de la centrale d’alarme.

• Suivi des subsides et mise en ligne des offres de stage/emploi sur différentes plateformes.

• Suivi administratif des locataires (indexation loyer, relevé compteur,…)

• Vous êtes diplômé.e en gestion administrative, secrétariat, aide comptable ou valorisez une expérience professionnelle similaire

• Vous maitrisez l'une des deux langues nationales et avez de très bonnes connaissances de la seconde langue. L'anglais est un plus

• Vous avez de bonnes connaissances de la suite MS Office

• Vous avez d'excellentes compétences en communication écrite et verbale

• Vous avez une bonne gestion des priorités

• Vous savez travailler de manière autonome, rigoureuse et prenez des initiatives lorsque cela est nécessaire

• Vous avez la capacité à collaborer efficacement avec les membres de l'équipe et des autres départements

• Vous démontrez une capacité à maintenir la confidentialité des informations sensibles

• Vous aurez un premier entretien avec la responsable financière et la responsable des ressources humaines. Cet entretien visera à évaluer votre expérience, vos compétences et à échanger sur nos besoins et attentes respectifs.

• Les candidats retenus après le premier entretien seront invités à rencontrer la General Manager. Ce deuxième entretien permettra d'approfondir la compréhension mutuelle et d'évaluer votre capacité à contribuer de manière significative à notre équipe ;-)