Chef·fe de projet Senior

CDI

Evere

Descriptif du poste

En tant que chef·fe de projet, vous serez garant·e de la bonne réalisation des événements qui vous seront confiés et de leur qualité. 👌

Ce poste s’exercera sous la supervision de la direction des projets.

🤝 Vous aurez des contacts avec :

les différents responsables de départements au sein de l’ASBL,
les prestataires externes,
les autorités locales,
les partenaires externes (bénévoles, sponsors, ...)

👉 Votre mission

📝 Gestion du cycle complet de l'événement

Assurer la responsabilité de l'événement sur l'ensemble de son cycle de vie : de la conception opérationnelle à la clôture, en passant par la planification, l'exécution et l’évaluation.
Appliquer la stratégie événementielle en collaboration avec la direction et les responsables créatifs.
Faire preuve d’agilité et de créativité pour ajuster l’événement en fonction des facteurs externes (ex: météo, grèves) ou internes (ex: changement de programmation, anniversaire de l’événement).
Analyser les retours et ajuster l'événement pour garantir une vision cohérente tout au long du projet.

📣 Coordination des équipes et des parties prenantes

Être le point de contact principal en interne et en externe pour toutes les questions relatives à l’événement.
Assurer la liaison avec les prestataires, sous-traitants et autorités locales (pompiers, police, etc.), et coordonner les actions avec les équipes internes.
Répartir les missions aux départements, superviser leur avancement et assurer la synchronisation entre les équipes (ex: comité de pilotage/coordination pour suivre la progression des tâches et gérer les éventuels problèmes).
Sur le terrain, garantir le bon déroulement de l’ensemble des missions.

📆 Planification et suivi opérationnel

Élaborer et maintenir un rétroplanning détaillé, intégrant les deadlines et les interdépendances entre départements pour assurer le respect des échéances.
Identifier les moments clés du cycle événementiel (préparation, pic d'activité, suivi post-événement) et gérer les priorités de manière équilibrée.
En collaboration avec les autres Chargés de projet, aider à répartir la charge de travail annuelle des différents départements (logistique, bar, etc.).
Définir les besoins en ressources humaines (prestataires, bénévoles...) nécessaires pour l'événement en concertation avec les départements.
Anticiper et résoudre les problèmes pouvant impacter plusieurs départements.

💰 Gestion financière et administrative

Définir le budget de l'événement en collaboration avec la direction financière, incluant les financements et les dépenses.
Identifier des sources de revenus diversifiées (ex: subsides, billetterie, exposants, sponsoring) et travailler conjointement avec les départements concernés pour assurer les flux entrants.
Suivre en continu les dépenses et recettes, optimiser les coûts à chaque étape du projet et produire des rapports financiers réguliers pour la direction (budget et gestion des comptes du projet).
Superviser/gérer les négociations avec les prestataires, en respectant les politiques d’achat et de négociation de l'ASBL.
Assurer un suivi proactif des documents administratifs liés au projet (notamment ceux liés aux villes telles les subventions, demandes de matériel, etc.).

🤗 Encadrement des équipes et suivi des bénévoles

Assurer le suivi des missions des bénévoles tout au long du cycle de l'événement, dès la phase de préparation (mobilisation, briefing), pendant son exécution, et lors du débriefing post-événement.
Apporter un soutien continu aux responsables de départements, aux équipes internes ou externes pour garantir le respect des objectifs.
Communiquer régulièrement et proactivement sur l’état d’avancement du projet (réunions mensuelles “bureau”, réunions hebdomadaires avec les départements) et remonter tout blocage ou risque lors des réunions de pilotage.
Réaliser un débriefing complet post-événement - en interne et avec les acteurs externes - pour célébrer les réussites et identifier des pistes d'amélioration pour les futurs projets.

Profil recherché

Vous cherchez un nouveau challenge dans le domaine culturel, et vous adhérez aux valeurs et aux projets de Pastoo ? 🎪
Vous avez une expérience probante (3 à 5 ans) en gestion de projets événementiels de A à Z?
Vous êtes proactif·ve, rigoureux·se et organisé·e, et pouvez gérer plusieurs tâches tout en gardant une vision globale ?
Vous travaillez aussi bien en équipe qu’en autonomie, et la gestion d’équipes ‘projets’ internes et externes (bénévoles) ne vous fait pas peur ?
Vous êtes disposé·e à travailler en soirée quand c’est nécessaire (en moyenne 1X par mois) et le week-end lors des évènements ?
Vous avez une expérience des outils Odoo et Notion ? 💻

Si vous avez répondu « Oui » à toutes ces questions, vous êtes probablement la perle rare que nous recherchons pour compléter notre équipe ! 🤩

Pourquoi postuler ?

💼 Nous vous proposons

Une expérience enrichissante et pleine de sens 🌱
Des défis à relever dans une fonction qui a un réel impact sur la structure et ses ambitieux projets
D’apporter vos idées et de les voir se concrétiser au coeur d’événements fédérateurs
De travailler dans une équipe jeune et passionnée, composée de collègues aussi drôles que motivés 🥳
De travailler dans un environnement au top : au sein d’un coworking lumineux avec le must au niveau équipement
De travailler main dans la main avec des gens investis dans leurs projets ;
De finir vos journées avec le sentiment d’avoir pu apporter votre touche dans des projets concrets qui ont du sens, en travaillant pour un acteur de changement durable ;
De réfléchir, d’échanger, d’organiser, d’écrire, de rire, de penser, de rencontrer, de regarder autrement, plus loin, avec nous.
Une rémunération en lien avec les responsabilités et standards sectoriels
Régime de travail temps plein avec possibilité de télétravail jusqu’à 2 jours semaine

Déroulement des entretiens

👀 Si vous souhaitez nous rejoindre, faites-nous parvenir les éléments suivants :

CV + Lettre de motivation. Votre capacité à répondre aux défis et vos expériences passées dans ce contexte seront mises en avant.
Vos prétentions salariales
L’ensemble de ces documents seront envoyés un 1 seul fichier pdf portant le titre suivant : PO25_Chargé de Projets_Senior_NOMPrénom
Les candidatures à l’attention du Christophe RALET.

📆 Calendrier

Les candidatures sont à envoyer pour le 4 juin 2025 au plus tard.
Le premier entretien pour les candidat·es retenus aura lieu le jeudi 12 juin 2025
Le second tour pour les candidat·es retenus du premier rendez-vous aura lieu le jeudi 19 juin 2025
Une rencontre à LaSemo 2025 est prévue pour le/les candidat·es retenus de la seconde rencontre
Entrée en fonction souhaitée en septembre 2025

Pour nous, la diversité, l’inclusion et l’égalité des chances sont importantes. Les candidats sont donc sélectionnés sur base de leurs qualités et compétences, sans distinction d’âge, de religion, d’origine, d’handicap, de sexe ou de genre.

Tu présentes un handicap, un trouble de l’apprentissage ou une maladie, tu souhaites bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ? Mentionne-le dans ta candidature. Les conditions seront adaptées au mieux afin que tu puisses te présenter dans les meilleures circonstances.