Image présentant l'entreprise Université Libre de Bruxelles pour le job Chargé.e de Communication et d'Évènementiel

Chargé.e de Communication et d'Évènementiel

  • Ixelles (Bruxelles)
  • Télétravail partiellement autorisé
  • CDI
  • 1 à 4 ans

Descriptif du poste

En tant que Chargé.e de Communication et d'Evènementiel, vous travaillerez au sein d'une équipe de 10 personne, à la fois pour l'Ecole Polytechnique de Bruxelles (EPB) et l'Ecole Polytechnique de Bruxelles Alumni A.S.B.L (A.lr.Br.).

Vos missions seront riches et diverses :

1 - Communication (50%)

  • Production de matériel visuel et écrit (actualités pour le site, invitations, flyers,  etc.)

  • Diffusion de la communication par le biais de multiples plateformes (courriel, site web, réseaux sociaux, affiches,...)

2 - Gestion et organisation d’événements (30%)

  • Conceptualisation et préparation d’événements

  • Planification des travaux, réalisation d’horaires chronométrés d’événements

  • Coordination des prestataires internes et externes, recrutement et gestion des participants aux jobs étudiants

  • Gestion du bon déroulement de l’événement, de l’installation au stockage

  • Réalisation de reportages photos

3 - Gestion administrative des Alumni (20%)

  • Visage des Alumni : vous serez le point de contact privilégié des membres Alumni

  • Assurer le bon traitement des demandes  et assurer la transmission des informations importantes avec les administrateurs et les responsables du traitement délégué.es

  • Suivre les cotisations et suivre la liste des membres cotisants

  • Organisation et participation aux réunions de l’A.Ir.Br. (Préparation des procès-verbaux des réunions)

  • Préparation des documents nécessaires au fonctionnement de l’association (JO, convocation à l’AG, dépôt au Moniteur belge, etc.)

  • Gestion des stocks et du patrimoine de l’association

Présentation de l’Ecole Polytechnique de Bruxelles (EPB) : 

  • L’École Polytechnique de Bruxelles est l’institution qui forme les ingénieurs civils et bio-ingénieurs bruxellois à l’ULB et prépare activement ces ingénieurs au monde de demain.

Présentation de l’Ecole Polytechnique de Bruxelles Alumni A.S.B.L (A.Ir.Br.) :

  • Les alumni sont des étudiants et diplômés de l’EPB et de l’EBB (Ecole Bruxelloise de Bioingénierie).

  • Le premier objectif de l’association est de créer et de renforcer les liens professionnels et amicaux entre les étudiants et les diplômés de l’EPB et de l’EBB. Il vise également à protéger les intérêts professionnels des anciens élèves. L’AIrBr organise près d’une vingtaine d’événements (conférences, networking,...)  tout au long de l’année et soutient diverses activités organisées dans le cadre des études.

Profil recherché

  • Avoir au maximum un bachelier (reconnu par la FWB) en communication, marketing, évènementiel, relations publiques ou avec une finalité pertinente vis à vis de la fonction.

  • Les personnes possédant un diplôme n'émanant pas de la Fédération Wallonie Bruxelles ni de la Communauté flamande devront en obtenir une équivalence par la FWB : (equivalences.cfwb.be/index.php?id=486).

  • Attester d'une expérience professionnelle pertinente ou dans une fonction similaire est un prérequis.

Connaissances et compétences requises :

  • Etre à l’aise avec la technologie informatique (plateformes en ligne, drives, réseaux sociaux).

  • Maîtrise de la suite Office (Word, PowerPoint, Excel, Forms, Outlook, Note) et de listes de données (Excel ou apparenté) ainsi que de logiciels de création graphique (Type Canva).

  • Parfaite maitrise du français et très bonne connaissance de l’anglais (C1), la connaissance du néerlandais (B2) est un atout.

  • Avoir une orthographe irréprochable dans les langues maitrisées et d'excellentes capacités rédactionnelles.

  • Connaissances en gestion de projets, gestion d’événements.

  • Etre en possession du permis de conduire B.

  • Avoir des connaissances de base dans la rédaction de documents légaux imposés aux ASBL belges est un atout.

Qualités requises :

  • Polyvalence, réactivité, proactivité, capacité d’adaptation et prise d'initiatives.

  • Sens aigu de l’organisation et des responsabilités, rigueur, esprit analytique et pragmatique.

  • Savoir et aimer travailler en autonomie comme en équipe.

  • Sens des relations humaines : facilité d’écoute, de dialogue, discrétion et diplomatie.

  • Etre orienté.e client, solution et pouvoir assurer un rôle de facilitateur·rice.

  • Curiosité, connaissance et intérêt pour la logistique et les nouveautés relatives à l’événementiel.

  • Disponibilité et flexibilité dans les horaires, en journée (quelques réunions sur le temps de midi) et parfois en soirée (très rarement)

Pourquoi postuler ?

  • Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes.

  • Un environnement de travail dynamique sur un campus universitaire verdoyant et facile d'accès.

  • Une offre de formation permanente et diversifiée.

  • Un équilibre vie privée - vie professionnelle (possibilité de télétravail sous condition).

  • Un salaire barémique conforme aux barèmes de la FWB qui tient compte de l’expérience acquise (sous conditions).

  • Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement, chèques repas, accès à la crèche d'entreprise et à une centrale d'achat, et bien d'autres choses).

Déroulement des entretiens

  • A l'issue de la présélection, les membres du jury inviteront les candidat·es qui auront retenu leur attention à un premier entretien (éventuellement assorti d'un test écrit/oral ou mise en situation).

  • Un 2d rendez-vous pourra être proposé.

Le poste est à pourvoir dès que possible, mais la date de début du contrat pourra être discutée avec les membres du jury.

Politique d’égalité des chances :

La politique de gestion du personnel de l’ULB est axée sur la diversité et l’égalité des chances. Nous recrutons les candidat ·es en fonction de leurs compétences indépendamment de leur âge, leur genre, leur orientation sexuelle, leur origine, leur nationalité, leurs convictions, leur handicap.

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :

Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?

N’hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), Chargée de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien. Soyez assuré ·e de la confidentialité de cette information.

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