Chargé·e de projets pour nos exposants, bars et partenaires

Au sein de Pastoo, qui compte une vingtaine d’employé·es, vous aurez en charge les Exposants (foodtrucks, marché des créateurs associations, ...), la coordination des bars et le suivi des partenaires (hospitalité et visibilité).

VOTRE MISSION

A) CHARGÉ(E) DES EXPOSANTS 📣

• Définition des objectifs et des besoins par type d’exposants pour chaque évènement, en collaboration avec le / la chargé·e de projet et le département logistique ;

• Préparation d’une série de contenus à destination des exposants : dossiers de présentation, emailing d’information, documents de marche à suivre, création d’outils visant à favoriser la prospection ;

• Recherche et sélection de prospect·es : constitution et mise à jour de bases de données, contacts par mail et téléphone d’ancien·nes et nouveaux·elles exposant·es, visite d’autres événements ;

• Suivi des inscriptions : suivi administratif, logistique et financier des exposants via un outil dédié, rédaction des conventions pour chaque catégorie d’exposant·e et événement, suivi des paiements, collecte de données à destination de l’équipe technique et de l'organisation, réalisation des plans d’implantation ;

• Gestion sur évènement : préparation de l’implantation, accueil et accompagnement des exposant·es lors du montage, contrôle de l’application des conventions signées, support permanent durant toute la durée du festival (personne de contact entre les exposant·es et l’organisation) ;

• Gestion post événement : clôture comptable, remboursement des cautions, récolte des feedbacks ;

• Suivi de l’amélioration de l’outil de gestion des exposant·es (via Odoo).

B) RESPONSABLE BARS 🍻

• Développement : définition des axes d’amélioration et nouveaux objectifs pour chaque évènement en collaboration avec le / la chargé·e de projet ;

• Prospection : révision du menu, démarchage de nouveaux fournisseurs, prise de contact selon les besoins, négociation d’offres tarifaires ;

• Logistique : définition des besoins techniques en collaboration avec le département logistique, commande auprès des différents fournisseurs, recherche de nouvelle solutions, création des plans techniques, gestion des stocks ;

• Gestion des bénévoles : définition des besoins bénévoles, recherche et gestion des bénévoles en collaboration avec le département RH bénévoles, formation et suivi des bénévoles sur événement.

• Communication : création des menus et des supports de communication à destination des bars ;

• Gestion d’équipe : encadrement en amont et sur événement de bénévoles en charge de certains dossiers à l’année et de prestataires.

• Stock : définition des quantités et répartition par bar, commande des consommables auprès des fournisseurs, définition du planning de livraisons, gestion des stocks sur site (boissons, gobelets et vaisselle réutilisable) ;

• Gestion sur évènement : préparation et réalisation du montage / démontage, accueil des fournisseurs, gestion des stocks, suivi des bénévoles ;

• Suivi comptable et financier : définition des objectifs financiers en collaboration avec la direction, suivi des factures, gestion du cashless.

C) CHARGÉ·E DES PARTENARIATS 🤝

• Suivi des partenaires en amont du festival

• Coordination sur les événements des partenariats conclus

• Maîtrise parfaite de la langue française tant à l’écrit qu’à l’oral ;

• La maîtrise du Néerlandais et de l’Anglais est un plus ;

• Capacité rédactionnelle et excellente orthographe 👌

• Connaissance des outils Office et online (site web, réseaux sociaux...), la connaissance de Notion et Odoo est un plus

• Bonne organisation et capacité à gérer plusieurs tâches en même temps ;

• Bonne résistance au stress ;

• Facilité de contact par téléphone 📲 ;

• Aptitude au travail en équipe indispensable, mais également en toute autonomie ;

• Horaires flexibles (y compris en soirée et week-ends) ;

• Affinités et connaissance du secteur culturel et des festivals en Belgique ;

• Affinités avec l’organisation d’événements ;

• De l’expériences dans le secteur horeca / brassicole est un vrai plus ;

• Présence lors d'une des éditions précédentes de LaSemo, Namur en Mai est un plus ;

• Le permis B est fortement recommandé. 🚗

Les candidatures sont à envoyer pour le 4 juin 2025 au plus tard.

1. Le premier entretien pour les candidat·es retenus aura lieu le jeudi 16 juin 2025

2. Le second tour pour les candidat·es retenus du premier rendez-vous aura lieu le jeudi 19 juin 2025

3. Une rencontre à LaSemo 2025 est prévue pour le/les candidat·es retenus de la seconde rencontre

4. Entrée en fonction souhaitée en octobre 2025

👉 CANDIDATURE

Si vous souhaitez nous rejoindre, faites-nous parvenir les éléments suivants :

• CV + Lettre de motivation. Votre capacité à répondre aux défis et vos expériences passées dans ce contexte seront mises en avant.

• Vos prétentions salariales

• L’ensemble de ces documents seront envoyés un 1 seul fichier pdf portant le titre suivant : PO25_Exposants_NOMPrénom

• Les candidatures sont à envoyer exclusivement par mail, à l’attention de Christophe RALET.