Stage - Assistant·e de production artistique

Au sein de Pastoo, vous rejoindrez l’équipe de 3 personnes du Département Artistique (CART).

Nous recherchons un·e stagiaire motivé·e, dynamique, sachant prendre des initiatives et à la recherche d’un nouveau challenge au sein d’une structure porteuse de sens pour se joindre au département artistique. 😊

👉 Missions :

📝 Suivi administratif :

• Suivi des mails, des contacts avec les artistes, gestion des factures :

  Suivi de chaque chaque demande d’artistes, rassembler les informations envoyées et anticiper les problèmes éventuels.

  Suivi des contrats, fiches techniques et déclarations.

• Suivi des autorisations administratives :

  Suivi et demande d’autorisation avec la Sabam et Art&Vie (subside artistique)

• Suivi avec le département communication :

  Lien entre les artistes et la communication au public. Dans ce cadre, il ou elle rédige des textes de présentation et transmet au département communication les supports nécessaires.

• Co-gestion de l’accueil artiste, création et suivi d’un planning et d’horaires, suivi des demandes :

  Programmant un spectacle avec une cinquantaine d’artistes différents, il est nécessaire de les accueillir comme il se doit, de faire des horaires précis de l’arrivée et du départ de chaque artiste: Quand ils arrivent ? Quand est-ce qu’ils repartent ? Qu’est ce qu’ils mangent ? Qu'ont-ils besoin dans leur loge ?

• Création de riders d’accueil :

  Afin de centraliser toutes les informations nécessaires à l’accueil pour les communiquer aux artistes, il faut créer un roadbook ou un rider d’accueil reprenant les informations principales utiles :  parking, catering, hébergements, la liste des contacts utiles, les horaires, etc.

• Gestion des professionnel·le·s

  Namur en mai accueille plusieurs centaines de professsionnel·le·s du secteur d’Art forains. Il faut donc faire un suivi des inscriptions ainsi que l’envoi de Newsletter.

  Il faut également préparer leur accueil sur place.

• Création d’un tableau de suivi :

  Un tableau de suivi des artistes et de leur demande devra être créé et mis à jour.

💪 Suivi opérationnel :

• Hébergements :

  Les hôtels et hébergements pour les artistes et l’organisation devront être réservés et adaptés en cas d’imprévus/changements.

• Catering et matériel divers :

  Chaque artiste doit être nourri avant ou après sa prestation. Il faudra donc prévoir le catering. En fonction de sa fiche technique, d’autres consommables devront être prévus et préparés. Une table régie devra être prévue et prête pour les artistes.

• Coordination de l’arrivée et des départs des différents artistes :

  Chaque artiste devra être accueilli sur le site avec ses demandes spécifiques : catering, loges, matériels demandés. Il faudra également lui donner une heure et un timing précis des check-sons, des répétitions ainsi que de l’heure de sa prestation.

• Suivi avec la logistique sur les différentes prestations :

  La fiche technique de tous les artistes devra être transmise en amont à la logistique. Il faudra s’assurer que chaque artiste sache quel dispositif technique il aura en arrivant.

• Accueil artiste :

  Création d’un endroit d’accueil avec les loges et espaces adéquats pour chaque artiste.

  Gestion des demandes sur place.

  Gestion des différents espaces/ loges.

  Gestion de la signalétique dans cet espace.

🤝 Suivi post-production :

• Suivi administratif :

  Suivi de la facturation

  Remerciements.

• Maîtrise parfaite de la langue française écrit/oral ;

• Maîtrise de l’anglais écrit ;

• Capacité rédactionnelle et bonne orthographe ;

• Connaissance des outils Office 💻

• Bonne organisation et capacité à gérer plusieurs tâches en même temps ;

• Débrouillardise, autonomie, capacité d’adaptation

• Bonne résistance au stress ;

• Facilité de contact par téléphone 📱

• Horaires flexibles (y compris en soirée et certains week-ends) ;

• Affinités et connaissance du secteur culturel et des festivals en Belgique ;

• Affinités avec l’organisation d’événements ;

Le petit plus ?

• La maîtrise du néerlandais ;

• Expériences dans le secteur de la musique/des arts de la rue ;

• Présence lors d'une des éditions précédentes de LaSemo et/ou Namur en Mai ;

• Permis B. 🚗

• Étape 1: Envoi du CV et de la lettre de motivation (merci de préciser votre période de stage souhaitée) ;

• Étape 2: Rencontre ;

• Étape 3: Let's start 🎉 !