Office Manager

Office Manager est un rôle central qui permet aux équipes de travailler dans les meilleures conditions possibles. 

• Travailler avec l’équipe financière pour veiller à ce que les paiements soient faits en temps voulu, que tous les documents sont prêts dans les temps et classés au bon endroit;

• Gérer les opérations de bureau quotidiennes pour s’assurer que tout fonctionne bien et est en accord avec la culture d’entreprise;

• Prendre part à l’organisation de tous les événements liés à l’entreprise et veiller à leur bon déroulement;

• Apporter de la structure à l’organisation et permettre le partage d’informations au sein de l’équipe;

• Gérer les projets liés aux Ressources Humaines.

Les responsabilités de l’Office Manager: 

La gestion des finances quotidiennes (40%): 

• Faire des paiements aux fournisseurs et aux prestataires de services;

• Récupérer les factures;

• Préparer les documents pour le comptable et les parties prenantes externes;

• Faire le suivi des factures et des impayés.

La gestion du bureau (15%):

• S’occuper de gérer le bureau au jour le jour;

• S’assurer que les fournisseurs pour lesquels nous travaillons sont compétitifs;

• Commander la papeterie et les fournitures de bureau;

• Faire des recherches et planifier le déménagement du bureau;

• Gérer l’adresse mail partagée.

La gestion de projet (15%):

• Préparer les réunions d’équipe;

• Faire le suivi des projets en cours.

Organisation d’évènements (15%): 

• En interne: team buildings, after works, séances photos;

• En externe: salons professionnels.

Personnel (15%):

• Gérer l’onboarding et l’offboarding;

• Gérer les Small Private Online Course (SPOC) pour les questions liées aux Ressources Humaines;

• Publier les offres d’emplois et sélectionner les candidats.

• Bachelor ou études similaires;

• Au moins 2 ans d’expérience en comptabilité ou en Ressources Humaines;

• Être à l’aise avec Microsoft Office (Word, Excel, Power- Point, Outlook);

• La communication et l’organisation sont tes points forts;

• Tu parles couramment néerlandais ou français et tu maîtrises l’anglais.

• Étape 1: Envoi du CV;

• Étape 2: Questions-réponses en vidéo préenregistrée;

• Étape 3: Appel de présentation;

• Étape 4: Entretien en personne;

• Étape 5: Vérification des références.