FR version (EN below)

Office Manager est un rôle central qui permet aux équipes de travailler dans les meilleures conditions possibles. 

• Travailler avec l’équipe financière pour veiller à ce que les paiements soient faits en temps voulu, que tous les documents sont prêts dans les temps et classés au bon endroit;
• Gérer les opérations de bureau quotidiennes pour s’assurer que tout fonctionne bien et est en accord avec la culture d’entreprise;
• Prendre part à l’organisation de tous les événements liés à l’entreprise et veiller à leur bon déroulement;
• Apporter de la structure à l’organisation et permettre le partage d’informations au sein de l’équipe;
• Gérer les projets liés aux Ressources Humaines.

Les responsabilités de l’Office Manager: 

La gestion des finances quotidiennes (40%): 

• Faire des paiements aux fournisseurs et aux prestataires de services;
• Récupérer les factures;
• Préparer les documents pour le comptable et les parties prenantes externes;
• Faire le suivi des factures et des impayés.

La gestion du bureau (15%):

• S’occuper de gérer le bureau au jour le jour;
• S’assurer que les fournisseurs pour lesquels nous travaillons sont compétitifs;
• Commander la papeterie et les fournitures de bureau;
• Faire des recherches et planifier le déménagement du bureau;
• Gérer l’adresse mail partagée.

La gestion de projet (15%):

• Préparer les réunions d’équipe;
• Faire le suivi des projets en cours.

Organisation d’évènements (15%): 

• En interne: team buildings, after works, séances photos;
• En externe: salons professionnels.

Personnel (15%):

• Gérer l’onboarding et l’offboarding;
• Gérer les Small Private Online Course (SPOC) pour les questions liées aux Ressources Humaines;
• Publier les offres d’emplois et sélectionner les candidats.

EN version 

The Office manager is a central position that ensures the team works in the best possible conditions.

• Working with the financial team to ensure payments are timely made and all documents are ready in-time and in the right location;
• Managing day-to-day office operations to ensure that the office runs smoothly and in parallel with the company culture;
• Taking part in the organization of all events related to the company and ensure they take place smoothly;
• Bringing structure in the organization and information sharing within the team;
• Handling the HR related projects.

The responsibilities of the office manager :

Daily Finance management (40%)

• Making payments to suppliers and service providers;
• Retrieving invoices;
• Preparing documents for accountant and external stakeholders;
• Follow-up on invoicing and unpaid invoices.

Office management (15%) :

• Daily management of the office;
• Ensure suppliers we work with are competitive;
• Ordering stationery and office supplies;
• Research and plan office move;
• Handling shared e-mail address.

Project management (15%)

• Preparing team meetings;
• Follow-up of ongoing projects.

Event organisation (15%) :

• Internal : team buildings, after works, shooting sessions;
• External : trade fair…

People (15%) :

• Onboarding & Offboarding management;
• SPOC for HR-related questions;
• Job posting and candidate screening.